Bedrijfsomschrijving

De organisatie, onze partner, waar je voor gaat werken is de Provincie Utrecht. Utrecht is een provincie om trots op te zijn. Gevarieerd, bruisend en met een rijke historie. Met veel verschillende levensstijlen, culturen en persoonlijke voorkeuren. Onze regio is een topregio met een innovatieve kenniseconomie.

Het Trambedrijf heeft als doel “Veilig en betrouwbaar Openbaar Vervoer binnen de gestelde kaders en tegen zo laag mogelijke kosten gedurende de levenscyclus”. Het systeem bestaat uit de lijn, die loopt van Utrecht Centraal naar Nieuwegein en IJsselstein en de lijn van Utrecht Centraal naar de Uithof. Daarnaast zijn wij verantwoordelijk voor andere OV-assets zoals het Dynamische Reisinformatie Systeem (DRIS) op de bushaltes in de provincie Utrecht, de tramremise en bus stallingen.

Vacaturetekst

Ben jij een organisatietalent, ben je accuraat, floreer je in een dynamische omgeving en houd je van veelzijdigheid? Dan is deze gecombineerde functie van secretaris én officemanager binnen het Trambedrijf iets voor jou.

Je ondersteunt zowel de teamleider (HR-verantwoordelijk) als de Strategisch Inhoudelijk Manager (SIM) binnen het Trambedrijf. Je vervult een centrale rol in de dagelijkse organisatie en bent een onmisbare schakel tussen inhoud, proces en bedrijfsvoering.

Wat ga je doen?

• Je bent de spin in het web, vraagbaak, verbinder en organisator binnen het Trambedrijf;
• Je fungeert als radar voor het management, denkt mee en signaleert ontwikkelingen en gebeurtenissen en risico’s die relevant zijn voor de organisatie;
• Je bent verantwoordelijk voor het zelfstandig voorbereiden en afhandelen van o.a. de management overleggen; de Management Tafel Tram en het Kernteam Trambedrijf en neemt actief deel aan deze overleggen. In de voorbereiding afstemming met diverse collega’s in de organisatie met als doel een goede besluitvorming en bespreking te organiseren;
• Je verzorgt de verslaglegging, de archivering en bewaakt de acties;
• Je organiseert en bereidt overige bijeenkomsten voor: BBOT sessies, introductie nieuwe medewerkers en teambijeenkomsten en voert diverse office management taken uit;
• Je stelt de agenda van diverse overleggen op en notuleert deze en werkt de besprekingen uit.

Verder ben je:

• Proactief, zelf organiserend, daadkrachtig en alert;
• Communicatief vaardig en in staat ingewikkelde zaken bondig te verwoorden;
• Je kunt goed plannen en organiseren en hebt een goed gevoel voor tijd en oog voor detail;
• Accuraat en bezit je goede schriftelijke vaardigheden;
• In staat om op tijd te signaleren en vooruit te denken;
• Je hebt een professionele houding met oog voor politieke context van het Trambedrijf;
• En in het bezit van een uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift.

Wat zoeken we in jou?

• Een afgeronde opleiding op minimaal mbo niveau 4
• Beschikbaar voor 24 uur per week;
• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar als secretaris;
• Heb je aantoonbare werkervaring als office manager? Dat is een dikke plus!

Waarom zou je voor ons kiezen?

• Salaris tussen de €3.500 en €5.000 op basis van 36 uur per week; 
• Hybride werken is in overleg mogelijk;
• Bedrijfsopleiding;
• Budget van KOMM Professionals voor persoonlijke ontwikkeling;
• Pensioen;
• Reiskostenvergoeding;
• Vakantiegeld;

Nieuwsgierig? Solliciteer en we vertellen je de mogelijkheden. KOMM gewoon dat kopje koffie drinken om nader kennis te maken!